Pourquoi Excel ne suffit plus pour piloter la conformité et le contrôle interne

Excel reste très utilisé pour piloter la conformité, mais il devient vite un frein : manque de traçabilité, de collaboration, de sécurité… Cet article montre pourquoi il est temps d’en sortir, et comment Keepya apporte une réponse simple, structurée et efficace aux enjeux de conformité et de contrôle interne.

Par: Joachim Fontfreyde · 2025-05-19

Pourquoi Excel ne suffit plus pour piloter la conformité et le contrôle interne

Encore aujourd’hui, de nombreuses entreprises gèrent leur conformité avec des fichiers Excel partagés. C’est simple, accessible, et tout le monde connaît. Mais derrière cette façade rassurante se cachent des risques importants… qui peuvent coûter cher.

À partir d’un certain niveau de complexité, Excel devient un frein plus qu’un atout. Alors, pourquoi tant d’organisations s’accrochent encore à leurs tableurs ? Et surtout : pourquoi il est urgent d’en sortir.

La gestion de la conformité et du contrôle interne : une démarche continue, exigeante, transversale

La gestion efficace de la conformité et du contrôle interne est cruciale pour les Responsables de la Sécurité des Systèmes d’Information (RSSI) et les responsables conformité. Ces professionnels sont confrontés à deux missions principales :

• Gestion de la conformité : respect des exigences réglementaires, des référentiels internes, de la sécurité, du RGPD, etc.
• Gestion du risque cyber : réalisation d’analyses de risques, élaboration de plans d’actions, suivi des traitements, etc.

Dans ces deux domaines, il est essentiel de :

• Structurer et centraliser l’ensemble des exigences, actions, preuves et décisions pour garantir une vue d’ensemble cohérente et exhaustive.
• Assurer la continuité des processus en conservant un historique détaillé, en visualisant les progrès accomplis et en veillant à ce qu’aucun élément ne soit négligé.
• Optimiser le temps des équipes en réduisant les doublons, en automatisant les relances et en minimisant les pertes d’informations.

Cependant, l’utilisation d’outils non spécialisés, tels qu’Excel, présente des limites significatives qui entravent l’efficacité de ces processus.

Les limites d’Excel

Un tableur peut suffire pour démarrer, mais dès que les volumes augmentent, les validations se multiplient, ou les responsabilités se répartissent… les limites se font de plus en plus ressentir.

1. Précision et intégrité des données

   Les erreurs humaines sont fréquentes lors de la saisie manuelle des données dans Excel, L’absence de mécanismes robustes de validation des données rend difficile la détection et la correction de ces erreurs.

2. Contrôle des versions et collaboration

   Excel ne dispose pas de fonctionnalités efficaces de contrôle des versions, il est courant que plusieurs versions d’un même fichier circulent, augmentant le risque de confusion et d’utilisation de données obsolètes.

3. Sécurité et contrôle d’accès

   Les feuilles de calcul Excel offrent des options limitées en matière de sécurité et de contrôle d’accès. Il est difficile de restreindre l’accès à certaines informations sensibles, et les fichiers peuvent être facilement copiés ou partagés sans autorisation appropriée, augmentant le risque de violations de données.

4. Auditabilité et traçabilité

   Excel ne fournit pas de pistes d’audit détaillées, rendant difficile le suivi de qui a modifié quoi et quand. Cette absence de traçabilité peut poser des problèmes lors des audits de conformité, où une documentation précise des actions est essentielle.

5. Scalabilité et gestion des données volumineuses

   À mesure que les organisations grandissent, la quantité de données à gérer augmente. Excel n’est pas conçu pour gérer efficacement de grands volumes de données, ce qui peut entraîner des ralentissements, des plantages et une gestion inefficace des informations.

6. Automatisation et efficacité opérationnelle

   Les processus de conformité nécessitent souvent des tâches répétitives et chronophages. Excel manque de capacités d’automatisation intégrées, obligeant les utilisateurs à effectuer manuellement des tâches telles que les relances, la collecte de preuves et la génération de rapports, ce qui réduit l’efficacité opérationnelle.

Keepya: Une réponse inspirée du Lean Industriel : simplicité, structure, efficacité

Keepya s’inspire des principes du Lean Manufacturing, qui visent à éliminer les gaspillages et à optimiser les opérations pour répondre précisément aux besoins sans ajout superflu.

En appliquant cette approche à la gestion de la conformité et du contrôle interne, Keepya offre une solution qui intègre :

• Automatisation des tâches répétitives : Les processus manuels sont sujets aux erreurs humaines et peuvent entraîner des non-conformités coûteuses. En automatisant les tâches répétitives, Keepya assure une application cohérente des politiques de sécurité et libère les équipes pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
• Tableaux de bord et reporting en temps réel : Un tableau de bord bien conçu offre une vue d’ensemble de l’activité de l’entreprise, synthétisant les points importants pour prévenir les difficultés et aider à piloter en alertant sur les actions correctrices à mettre en place.
• Historique et auditabilité intégrés : La centralisation des informations simplifie les audits et la génération de rapports, offrant une traçabilité accrue et une capacité à s’adapter rapidement aux nouvelles exigences réglementaires.
• Contrôle d’accès centralisé : La gestion des accès consiste à contrôler et à gérer l’accès des utilisateurs légitimes aux ressources informatiques de l’entreprise, garantissant que les utilisateurs autorisés ont accès aux ressources dont ils ont besoin tout en interdisant l’accès aux utilisateurs non autorisés.
• Collaboration fluide et structurée : Une interface commune permet une communication renforcée entre les équipes, une coordination plus efficace des actions et une gestion proactive des risques grâce à des efforts concertés.

En apportant de la clarté et en simplifiant les processus, Keepya facilite l’appropriation de la démarche par les équipes, renforçant ainsi la pérennité et l’efficacité de la gestion de la conformité et du contrôle interne.

S’outiller pour monter en maturité

Excel ne pose pas de problème en soi. Mais il atteint ses limites lorsqu’il s’agit de gérer des processus complexes et transversaux tels que la conformité et la cybersécurité. Les enjeux croissants dans ces domaines exigent des solutions plus adaptées, capables de centraliser les informations, d’automatiser les tâches répétitives et de fournir une traçabilité complète des actions entreprises.

C’est dans cette optique que Keepya a été conçu : pour aider les équipes à structurer efficacement leur démarche de conformité, améliorer leur efficience opérationnelle et démontrer en permanence leurs avancées.

En fournissant un environnement dédié, Keepya permet de surmonter les limitations des outils génériques et d’assurer une gestion optimale des processus de conformité et de cybersécurité.

Découvrez comment Keepya peut transformer votre gestion de la conformité : demandez une démonstration gratuite dès aujourd’hui.